Warum überhaupt mit der Prozessautomatisierung beginnen?
Die Entscheidung, Geschäftsprozesse zu automatisieren, ist ein entscheidender Schritt zur Steigerung der Unternehmenseffizienz. Doch die Frage „Wo fangen wir an?“ kann lähmend wirken. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die richtigen Prozesse zuerst zu automatisieren. Ein gezielter Start mit den richtigen Aufgaben führt nicht nur zu schnellen Erfolgen (sogenannten „Quick Wins“), sondern schafft auch Akzeptanz im Team und legt das Fundament für zukünftige, komplexere Projekte. Falsch gewählte Startprojekte können hingegen zu Frustration und unnötigen Kosten führen.
Die Automatisierung zielt darauf ab, menschliche Arbeitskraft von monotonen, sich wiederholenden Aufgaben zu befreien. Dadurch können sich Ihre Mitarbeiter auf strategische, kreative und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Die richtigen ersten Schritte beweisen den Wert der Technologie und motivieren das gesamte Unternehmen, den Weg der digitalen Transformation mitzugehen.
Die idealen Kandidaten: Welche Prozesse eignen sich für den Start?
Nicht jeder Prozess ist ein guter Kandidat für die erste Automatisierungswelle. Ideale Prozesse erfüllen in der Regel drei zentrale Kriterien, die eine reibungslose Implementierung und einen messbaren Erfolg gewährleisten.
Kriterium 1: Repetitive Aufgaben mit hohem manuellem Aufwand
Suchen Sie nach Aufgaben, die Mitarbeiter täglich oder wöchentlich auf die exakt gleiche Weise durchführen. Je öfter ein Prozess wiederholt wird und je mehr manuelle Schritte er erfordert, desto größer ist das Potenzial für eine Effizienzsteigerung durch Automatisierung. Typische Beispiele sind:
- Dateneingabe von einem System in ein anderes
- Erstellung von Standardberichten
- Sortieren und Weiterleiten von E-Mails
- Abgleich von Listen und Tabellen
Kriterium 2: Klare, regelbasierte Abläufe
Ein Prozess, der auf klaren „Wenn-Dann“-Regeln basiert, lässt sich leicht in automatisierte Logik übersetzen. Prozesse, die menschliches Urteilsvermögen, komplexe Entscheidungen oder kreative Lösungsfindung erfordern, sind für den Anfang ungeeignet. Ein Urlaubsantrag, der nach festen Regeln (z. B. verbleibende Urlaubstage, keine Terminkonflikte) genehmigt wird, ist ein perfektes Beispiel für einen regelbasierten Ablauf.
Kriterium 3: Hohes Einsparpotenzial bei geringer Komplexität
Der ideale erste Prozess ist stabil, gut dokumentiert und erfordert keine tiefgreifenden Änderungen an bestehenden IT-Systemen. Das Ziel ist, mit geringem Aufwand einen maximalen Nutzen zu erzielen. Die Automatisierung sollte Zeit sparen, die Fehlerquote senken und Kosten reduzieren. Diese nachweisbaren Vorteile der Prozessautomatisierung schaffen eine solide Grundlage für weitere Investitionen.
Konkrete Beispiele für Ihre erste Automatisierung
Basierend auf den oben genannten Kriterien kristallisieren sich einige Unternehmensbereiche als besonders geeignet für den Einstieg heraus.
Finanz- und Buchhaltungsprozesse
Die Finanzabteilung ist oft reich an repetitiven, regelbasierten Aufgaben. Hier lassen sich schnell Erfolge erzielen:
- Rechnungsverarbeitung: Automatisches Auslesen von Rechnungsdaten (Kreditor, Betrag, Datum), Abgleich mit Bestellungen und Weiterleitung zur Genehmigung.
- Spesenabrechnung: Mitarbeiter reichen Belege digital ein, ein System prüft die Einhaltung von Richtlinien und bereitet die Auszahlung vor.
- Mahnwesen: Automatischer Versand von Zahlungserinnerungen basierend auf Fälligkeitsdaten im Buchhaltungssystem.
Personalwesen (HR)
Auch im HR-Bereich gibt es viele standardisierte Prozesse, die von Automatisierung profitieren:
- Mitarbeiter-Onboarding: Sobald ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, kann ein automatisierter Workflow die Erstellung von Benutzerkonten, die Bestellung von Arbeitsmaterial und die Zuweisung von Schulungen anstoßen.
- Urlaubsanträge: Ein digitaler Prozess, der Anträge automatisch prüft und an den richtigen Vorgesetzten zur Genehmigung weiterleitet.
Administrative und IT-Aufgaben
Hier helfen sogenannte Software-Roboter (RPA), um einfache, aber zeitaufwändige Aufgaben zu übernehmen:
- Passwort-Resets: Ein automatisiertes System oder ein Chatbot kann Benutzer durch den Prozess führen, ohne dass ein IT-Mitarbeiter eingreifen muss.
- Ticketing-System: Eingehende Support-Anfragen werden automatisch kategorisiert und dem richtigen Bearbeiter zugewiesen.
Fazit: Der strategische erste Schritt ist entscheidend
Die Frage sollte nicht sein, ob Sie automatisieren, sondern womit Sie beginnen. Indem Sie die richtigen Prozesse zuerst automatisieren – also jene, die repetitiv, regelbasiert und einfach umzusetzen sind – sichern Sie sich nicht nur schnelle Erfolge, sondern bauen auch das nötige Know-how und die Akzeptanz im Unternehmen auf. Analysieren Sie Ihre täglichen Abläufe und identifizieren Sie die „low-hanging fruits“, um Ihre Reise in die Prozessautomatisierung erfolgreich zu starten und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
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