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Warum Standard-Automatisierungstools oft nicht ausreichen
Die Versprechen der Automatisierung sind groß: mehr Effizienz, weniger Fehler und freie Zeit für strategische Aufgaben. Doch die Realität in vielen Unternehmen sieht anders aus. Trotz teurer Software-Suiten und zahlreicher Tools bleiben repetitive, manuelle Aufgaben bestehen. Der Grund dafür ist einfach: Standardlösungen sind für Standardprobleme konzipiert. Sie decken die offensichtlichen 80 % der Prozesse ab, aber das wahre Gold liegt oft in den restlichen 20 % – den einzigartigen, unternehmensspezifischen Abläufen. Genau hier müssen Sie ansetzen und gezielt Automatisierungslücken finden.
Strategien, um unentdeckte Automatisierungslücken zu finden
Um ungenutztes Potenzial zu heben, müssen Sie tiefer graben. Standard-Tools übersehen oft die feinen Nuancen Ihrer internen Prozesse. Mit den folgenden Strategien können Sie diese Lücken systematisch aufdecken.
Führen Sie eine detaillierte Prozessanalyse durch
Der erste Schritt ist, Ihre bestehenden Arbeitsabläufe vollständig zu verstehen. Nehmen Sie sich einen Prozess vor und zerlegen Sie ihn in seine Einzelteile. Dokumentieren Sie jeden Schritt, jede Entscheidung und jeden Datenpunkt.
- Start- und Endpunkte: Was löst den Prozess aus und was ist das Endergebnis?
- Beteiligte Personen/Systeme: Wer oder was ist an jedem Schritt beteiligt?
- Manuelle Eingriffe: Wo müssen Daten manuell eingegeben, kopiert oder übertragen werden?
- Wartezeiten und Engpässe: Wo gerät der Prozess ins Stocken?
Die Grundlagen der Geschäftsprozessanalyse bieten hierfür einen methodischen Rahmen, um Schwachstellen und Ineffizienzen klar zu identifizieren.
Befragen Sie Ihre Mitarbeiter: Die wahren Experten
Niemand kennt die täglichen Hürden und ineffizienten „Workarounds“ besser als die Mitarbeiter, die die Aufgaben ausführen. Organisieren Sie kurze Workshops oder Einzelinterviews und stellen Sie offene Fragen:
- „Welche Aufgabe ist die repetitivste oder langweiligste in Ihrer Woche?“
- „Wo müssen Sie Informationen zwischen verschiedenen Programmen hin- und herkopieren?“
- „Wenn Sie einen Zauberstab hätten, welchen Teil Ihrer Arbeit würden Sie sofort automatisieren?“
Die Antworten werden Ihnen wertvolle Hinweise auf versteckte Automatisierungslücken geben, an die Sie selbst nie gedacht hätten.
Analysieren Sie manuelle „Workarounds“ und Insellösungen
Achten Sie auf die kleinen Helferlein, die sich über die Zeit im Unternehmen etabliert haben. Das sind oft Symptome für größere Lücken in den Kernprozessen. Typische Beispiele sind:
- Umfangreiche Excel-Tabellen, die als Mini-Datenbanken dienen.
- Manuell erstellte wöchentliche Reports per E-Mail.
- Checklisten auf Papier oder in einfachen Textdateien.
- Die Nutzung privater Messenger-Dienste für geschäftliche Abstimmungen.
Jeder dieser Workarounds ist ein starker Indikator für einen Prozess, den Ihre aktuellen Automatisierungstools nicht abdecken.
Suchen Sie nach Daten-Silos und Medienbrüchen
Ein klassisches Anzeichen für eine Automatisierungslücke ist der sogenannte Medienbruch. Das passiert immer dann, wenn Informationen von einem System in ein anderes manuell übertragen werden müssen. Beispiele hierfür sind das Abtippen von Daten aus einer PDF-Rechnung in die Buchhaltungssoftware oder das Übertragen von Kundenanfragen aus E-Mails in ein CRM-System. Diese Schnittstellen sind nicht nur fehleranfällig, sondern auch enorme Zeitfresser und schreien förmlich nach einer Automatisierungslösung.
Die Rolle von KI bei der Schließung dieser Lücken
Traditionelle Automatisierungswerkzeuge stoßen oft an ihre Grenzen, wenn es um unstrukturierte Daten (wie E-Mails oder PDFs) oder komplexe Entscheidungen geht. Hier kommt künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel. Moderne KI-Modelle können Texte verstehen, Daten interpretieren und sogar kontextbezogene Entscheidungen treffen. Laut einer aktuellen PwC-Studie zur Automatisierung hat generative KI das Potenzial, einen erheblichen Teil der Arbeitszeit zu automatisieren. Damit lassen sich genau jene Lücken schließen, bei denen starre, regelbasierte Systeme scheitern.
Fazit: Jede Lücke ist eine Chance zur Optimierung
Das systematische Automatisierungslücken finden ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess der Verbesserung. Indem Sie Ihre Abläufe genau analysieren, Ihre Mitarbeiter einbeziehen und auf die verräterischen Anzeichen manueller Workarounds achten, decken Sie wertvolles Optimierungspotenzial auf. Jede gefundene Lücke ist eine direkte Chance, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, indem Sie sie von monotonen Aufgaben befreien.
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