Welche KPIs sollte ich zur Kontrolle von Automatisierung nutzen?

Warum sind KPIs für die Automatisierung entscheidend?

Die Einführung von Automatisierung in Geschäftsprozessen ist eine Investition, deren Erfolg messbar sein muss. Ohne klare Kennzahlen agieren Unternehmen im Blindflug. Key Performance Indicators, kurz KPIs, sind das Navigationssystem für Ihre Automatisierungsstrategie. Sie helfen dabei, den Fortschritt zu verfolgen, den Return on Investment (ROI) zu bewerten und Optimierungspotenziale aufzudecken. Die richtigen KPIs für Automatisierung zu definieren, ist daher kein optionaler Schritt, sondern die Grundlage für nachhaltigen Erfolg.

Die 4 wichtigsten Kategorien für Automatisierungs-KPIs

Um den Erfolg von Automatisierungsprojekten ganzheitlich zu bewerten, sollten Sie Kennzahlen aus vier zentralen Bereichen betrachten. Diese decken nicht nur finanzielle Aspekte ab, sondern berücksichtigen auch die operative Leistung und die Auswirkungen auf Ihr Team.

KPIs zur Messung der Effizienz

Effizienzsteigerung ist oft das Hauptziel der Automatisierung. Diese KPIs zeigen Ihnen, ob Ihre Prozesse schneller und reibungsloser ablaufen:

• Durchlaufzeit (Cycle Time): Misst die Gesamtzeit, die für den Abschluss eines Prozesses von Anfang bis Ende benötigt wird. Eine Reduzierung der Durchlaufzeit ist ein klarer Indikator für gesteigerte Effizienz.
• Prozess-Output: Gibt an, wie viele Aufgaben oder Einheiten in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden. Ein höherer Output bei gleichbleibenden Ressourcen signalisiert eine Produktivitätssteigerung.
• Ressourcenauslastung: Zeigt, wie effektiv Ihre Systeme, Maschinen oder auch Softwarelizenzen genutzt werden. Automatisierung sollte zu einer Optimierung der Auslastung führen und Leerlauf minimieren.

KPIs zur Kontrolle der Kosten

Letztendlich muss sich Automatisierung auch finanziell lohnen. Diese Kennzahlen helfen Ihnen, die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte zu bewerten:

• Return on Investment (ROI): Der klassische KPI, der den Gewinn aus der Automatisierung ins Verhältnis zu den Investitionskosten setzt. Ein positiver ROI zeigt, dass sich die Investition rentiert.
• Prozesskostenreduktion: Vergleicht die Kosten für die Durchführung eines Prozesses vor und nach der Automatisierung. Hier fließen eingesparte Personalkosten, aber auch reduzierte Material- oder Fehlerkosten ein.
• Betriebskosten (Total Cost of Ownership – TCO): Berücksichtigt neben den anfänglichen Investitionskosten auch laufende Ausgaben für Wartung, Lizenzen und Support.

KPIs zur Sicherung der Qualität

Automatisierung soll nicht nur schneller, sondern auch besser machen. Qualitäts-KPIs stellen sicher, dass die Prozessgüte nicht leidet – oder sich sogar verbessert.

• Fehlerquote: Misst die Anzahl der Fehler oder Ausnahmen pro Prozessdurchlauf. Ein Ziel der Automatisierung ist es, die durch manuelle Eingriffe verursachte Fehlerquote drastisch zu senken.
• First Pass Yield (FPY): Gibt den Prozentsatz der Prozesse an, die beim ersten Durchlauf ohne Nacharbeit oder Korrekturen korrekt abgeschlossen werden. Ein hoher FPY ist ein Zeichen für einen stabilen und qualitativ hochwertigen Prozess.
• Kundenzufriedenheit (CSAT/NPS): Wenn die Automatisierung Kundenprozesse betrifft (z. B. im Support), ist die Messung der Kundenzufriedenheit entscheidend, um negative Auswirkungen auszuschließen.

KPIs mit Fokus auf die Mitarbeiter

Automatisierung hat direkte Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter. Diese Kennzahlen helfen, die menschliche Seite des Wandels zu verstehen:

• Mitarbeiterzufriedenheit: Regelmäßige Umfragen können aufzeigen, wie die Automatisierung von repetitiven und unbeliebten Aufgaben die Arbeitsmoral und Zufriedenheit im Team beeinflusst.
• Zeiteinsparung bei repetitiven Aufgaben: Messen Sie, wie viel Zeit Mitarbeiter durch die Automatisierung gewinnen, die sie nun für strategischere und wertschöpfendere Tätigkeiten nutzen können.
• Mitarbeiterproduktivität: Analysiert, wie sich der Output pro Mitarbeiter entwickelt, wenn er durch automatisierte Systeme unterstützt wird.

Wie Sie die richtigen KPIs für Ihr Unternehmen auswählen

Die Auswahl der richtigen Kennzahlen ist entscheidend. Nicht jeder KPI ist für jeden Prozess relevant. Gehen Sie strategisch vor:

1. Ziele definieren: Was genau möchten Sie mit der Automatisierung dieses spezifischen Prozesses erreichen? Kosten senken, Geschwindigkeit erhöhen oder Fehler reduzieren?
2. Relevanz sicherstellen: Wählen Sie KPIs, die direkt mit Ihren definierten Zielen verknüpft sind. Eine Kennzahl ohne klaren Bezug zum Geschäftsziel ist nur eine Zahl ohne Aussagekraft.
3. Messbarkeit gewährleisten: Stellen Sie sicher, dass Sie die Daten zur Berechnung des KPIs einfach und zuverlässig erheben können.
4. Klein anfangen: Konzentrieren Sie sich zunächst auf 3-5 entscheidende KPIs pro Prozess, anstatt sich in einer Flut von Daten zu verlieren.

Fazit: Gezielte Steuerung für maximalen Erfolg

Die Kontrolle von Automatisierungsprojekten ist kein Hexenwerk, erfordert aber eine datengestützte Herangehensweise. Indem Sie die richtigen KPIs für Automatisierung aus den Bereichen Effizienz, Kosten, Qualität und Mitarbeiter definieren und regelmäßig überwachen, verwandeln Sie Ihre Investition in einen messbaren und nachhaltigen Wettbewerbsvorteil. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre automatisierten Prozesse nicht nur laufen, sondern auch die gewünschten Ergebnisse für Ihr Unternehmen liefern.

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