Wie finde ich heraus, ob sich ein Prozess für KI-Automatisierung eignet?

Die Entscheidung, künstliche Intelligenz (KI) im Unternehmen einzusetzen, ist gefallen – doch wo fängt man an? Die zentrale Frage lautet: Wie finde ich heraus, ob sich ein Prozess für KI-Automatisierung eignet? Nicht jede Aufgabe profitiert gleichermaßen von KI. Eine sorgfältige Analyse im Vorfeld ist der Schlüssel zum Erfolg und verhindert kostspielige Fehlentscheidungen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, worauf Sie achten müssen.

Die Grundlagen: Was macht einen Prozess KI-geeignet?

Bevor Sie tief in die Analyse einsteigen, sollten Sie die fundamentalen Eigenschaften verstehen, die einen Geschäftsprozess zu einem idealen Kandidaten für die Automatisierung durch KI machen. Im Kern geht es um Aufgaben, die für Menschen monoton, aber für Maschinen einfach zu bewältigen sind.

Regelbasiert und repetitiv

Der perfekte Prozess für eine KI-Automatisierung wiederholt sich ständig nach einem klaren Muster. Denken Sie an Aufgaben, die Mitarbeiter täglich oder wöchentlich auf die exakt gleiche Weise durchführen. Je geringer die Abweichung und die Notwendigkeit für kreative Problemlösung, desto besser. Beispiele sind die Dateneingabe, das Sortieren von E-Mails oder die Erstellung von Standardberichten.

Hohes Volumen und datenintensiv

KI-Systeme lernen und arbeiten am effizientesten, wenn sie große Mengen an Daten verarbeiten können. Ein Prozess, der nur zehnmal im Monat stattfindet, rechtfertigt den Automatisierungsaufwand selten. Suchen Sie nach Aufgaben mit hohem Durchsatz, bei denen Hunderte oder Tausende von Transaktionen anfallen. Je mehr strukturierte Daten (z.B. aus Tabellen, Formularen) ein Prozess erzeugt oder benötigt, desto geeigneter ist er.

Klare Entscheidungsregeln und messbare Ergebnisse

Eine KI benötigt eine eindeutige Logik. Wenn die Entscheidungen innerhalb eines Prozesses auf klaren „Wenn-Dann“-Regeln basieren, kann eine KI diese leicht nachbilden. Prozesse, die subjektives Urteilsvermögen, Empathie oder komplexe Verhandlungen erfordern, sind schlechte Kandidaten. Zudem muss der Erfolg der Automatisierung messbar sein, zum Beispiel durch Zeitersparnis, Fehlerreduktion oder Kostensenkung.

Checkliste: Bewerten Sie Ihre Prozesse Schritt für Schritt

Mit den Grundlagen im Hinterkopf können Sie nun systematisch Ihre eigenen Geschäftsprozesse bewerten. Gehen Sie die folgenden drei Schritte durch, um das größte Potenzial zu identifizieren.

1. Schritt 1: Prozessinventur durchführen

   Erstellen Sie eine Liste aller denkbaren Prozesse in den relevanten Abteilungen (z.B. Buchhaltung, Kundenservice, Personalwesen, Marketing). Sprechen Sie mit den Mitarbeitern, die diese Aufgaben ausführen, um ein genaues Verständnis für den täglichen Ablauf zu bekommen.

2. Schritt 2: Eignungskriterien anwenden

   Bewerten Sie jeden Prozess auf Ihrer Liste anhand der folgenden Checkliste. Je mehr Fragen Sie mit „Ja“ beantworten können, desto höher ist das Automatisierungspotenzial:

   • Ist die Aufgabe repetitiv und wird häufig ausgeführt?
   • Basiert der Prozess auf klaren, vordefinierten Regeln?
   • Werden große Mengen digitaler Daten verarbeitet?
   • Ist das Ziel, menschliche Fehler zu reduzieren?
   • Ist der Prozess zeitaufwendig für Mitarbeiter, aber von geringer Komplexität?
   • Gibt es klare Kennzahlen (KPIs), um den Erfolg zu messen?

3. Schritt 3: Komplexität und ROI bewerten

   Ein Prozess kann zwar geeignet sein, aber die technische Umsetzung ist möglicherweise zu komplex oder zu teuer. Stellen Sie den erwarteten Nutzen (Return on Investment, ROI) dem geschätzten Aufwand gegenüber. Beginnen Sie mit Projekten, die einen hohen Nutzen bei vergleichsweise geringer Komplexität versprechen – die sogenannten „Low-Hanging Fruits“.

Typische Beispiele für geeignete Automatisierungsprozesse

Um die Theorie greifbarer zu machen, hier einige klassische Anwendungsfälle, die sich oft für eine KI-Automatisierung eignen:

• Buchhaltung: Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Abgleich von Zahlungen und Konten.
• Kundenservice: Klassifizierung von Support-Tickets, Beantwortung von Standardanfragen durch Chatbots.
• Personalwesen: Vorauswahl von Bewerbungsunterlagen anhand definierter Kriterien (Screening).
• IT-Support: Zurücksetzen von Passwörtern oder Bearbeitung einfacher Service-Anfragen.

Stolpersteine: Welche Prozesse sind ungeeignet?

Genauso wichtig ist es zu wissen, welche Aufgaben Sie vorerst nicht automatisieren sollten. Dazu gehören in der Regel:

• Strategische Entscheidungen: Komplexe Geschäftsentscheidungen, die Marktkenntnis und Weitsicht erfordern.
• Kreative Aufgaben: Design, Content-Erstellung oder die Entwicklung neuer Produktideen.
• Prozesse mit hoher Variabilität: Aufgaben, die sich ständig ändern und keine festen Regeln haben.
• Aufgaben, die Empathie erfordern: Mitarbeitergespräche, komplexe Kundenbeschwerden oder Verhandlungen.

Fazit: Der erste Schritt zur intelligenten Automatisierung

Die Identifizierung des richtigen Anwendungsfalls ist die wichtigste Voraussetzung dafür, dass sich ein Prozess erfolgreich für KI-Automatisierung eignen wird. Indem Sie Ihre Abläufe systematisch nach Repetitivität, Datenvolumen und Regelbasiertheit bewerten, schaffen Sie eine solide Grundlage für Ihre Digitalisierungsstrategie. Beginnen Sie klein, messen Sie Ihre Erfolge und bauen Sie Ihre KI-Kompetenzen schrittweise aus, um die Effizienz in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu steigern.